| 我近來看了不少有關管理的書。為什麼會看這類書藉呢?當然是因為不懂管理自己。在各種管理技巧之中,時間管理是很重要的一環。在大學及中學時期,時間管理技巧不太重要,因為即使時間管理做得不好,還可以靠通宵工作來勉強過關。現在身為研究生,有較多機會接觸大型的計劃。我的論文就是最重要的大型計劃,此外還需要替教授做些出版工作。要完成這些大型計劃,就必須做好時間管理。
從前空閒時可以隨心所欲,想做什麼就做什麼,經常在網上亂逛一通,有時又會無所事事發呆。但是,這樣會浪費很多寶貴的光陰。如果不好好善用時間,工作就會不斷累積,既會添加工作壓力,做事也會變得事倍功半。
其實我們都有時間管理的概念。例如你將會在九時看電影,就會安排在八時左右吃晚飯;你要乘搭早上九時的飛機,就會在早上六時起床準備出發。這些都是很基本的時間管理技巧,但是我們卻很少在日常生活中好好運用這些技巧。
我不是時間管理的專家,只是一名初學者,但我看了一些相關書本後,認為值得和大家分享一些時間管理概念。和別人分享知識是最有效的學習方法,對嗎?
我先和大家分享我認為最重要的一點,這一點是我從The 7 Habits of Highly Effective People一書中的第三個習慣 “Put First Things First”學到的。Stephen Covey將活動(activities)分為緊急/非緊急和重要/不重要,共四類活動:
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緊急
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非緊急
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重要
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I
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II
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不重要
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III
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IV
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第一類是既緊急又重要的活動,例如是撰寫三小時後就是截稿期限的文章。
第二類是重要但非緊急的活動,例如是準備一個月後的大型報告。
第三類是緊急但不重要的活動,例如是老師突然要我替他影印一些文章。
第四類是既不緊急又不重要的活動,例如是在網上瀏覽NBA的比賽結果。
要做好時間管理,當然要先減少第四類的活動。有些技巧可能幫得上忙,但最重要的還是靠自己的意志。像我這些工作時間比較自由的人,很容易沉醉於這些對工作沒有益處的事。
至於第一類工作,我們都會非常努力去完成,而且效率會比較高。人在危急關頭能夠發揮潛能,所以有些人愛把工作都放到最後一刻才做。但假如我們要同時處理太多第一類的工作,就會令人變得精神緊張,工作質素也會欠佳。所以我們要盡量減少第一類的工作。這類工作有時突發出現,無從避免,但更有可能是從第二類活動中演變而成的。
為什麼呢?因為我們通常都習慣處理緊急的事,卻沒有考慮事情的重要性。因此,不少人都會把太多時間投放在第三類工作(緊急但不重要),卻忽略了第二類工作(重要但不緊急)。試想想,面對一個月後才要做的報告,你很容易就會在心裡想:「今天比較忙,明天再作準備吧!」。結果,明天又忙,又把工作推到後天,到了報告前的一個星期,這件工作就變成第一類工作了。
因此,安排時間做好第二類工作是時間管理的一大重點。至於應該怎樣做,有機會再和大家分享。最重要的是大家必須意識到第二類工作的重要性,嘗試反思自己的做事方式,不要把過多時間浪費在緊急但不重要的工作啊!
延伸閱讀:
Stephen Covey — The 7 Habits of Highly Effective People http://www.amazon.com/Habits-Highly-Effective-People/dp/0743269519/ref=pd_bxgy_b_img_b
Stephen Covey – First Things First
http://www.amazon.com/First-Things-Learn-Leave-Legacy/dp/0684802031/ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid=1206894047&sr=1-1
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