| 我近來看了不少有關管理的書。為什麼會看這類書藉呢？當然是因為不懂管理自己。在各種管理技巧之中，時間管理是很重要的一環。在大學及中學時期，時間管理技巧不太重要，因為即使時間管理做得不好，還可以靠通宵工作來勉強過關。現在身為研究生，有較多機會接觸大型的計劃。我的論文就是最重要的大型計劃，此外還需要替教授做些出版工作。要完成這些大型計劃，就必須做好時間管理。
從前空閒時可以隨心所欲，想做什麼就做什麼，經常在網上亂逛一通，有時又會無所事事發呆。但是，這樣會浪費很多寶貴的光陰。如果不好好善用時間，工作就會不斷累積，既會添加工作壓力，做事也會變得事倍功半。
其實我們都有時間管理的概念。例如你將會在九時看電影，就會安排在八時左右吃晚飯；你要乘搭早上九時的飛機，就會在早上六時起床準備出發。這些都是很基本的時間管理技巧，但是我們卻很少在日常生活中好好運用這些技巧。
我不是時間管理的專家，只是一名初學者，但我看了一些相關書本後，認為值得和大家分享一些時間管理概念。和別人分享知識是最有效的學習方法，對嗎？
我先和大家分享我認為最重要的一點，這一點是我從The 7 Habits of Highly Effective People一書中的第三個習慣 “Put First Things First”學到的。Stephen Covey將活動（activities）分為緊急／非緊急和重要／不重要，共四類活動：
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緊急
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非緊急
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重要
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I
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II
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不重要
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III
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IV
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第一類是既緊急又重要的活動，例如是撰寫三小時後就是截稿期限的文章。
第二類是重要但非緊急的活動，例如是準備一個月後的大型報告。
第三類是緊急但不重要的活動，例如是老師突然要我替他影印一些文章。
第四類是既不緊急又不重要的活動，例如是在網上瀏覽NBA的比賽結果。
要做好時間管理，當然要先減少第四類的活動。有些技巧可能幫得上忙，但最重要的還是靠自己的意志。像我這些工作時間比較自由的人，很容易沉醉於這些對工作沒有益處的事。
至於第一類工作，我們都會非常努力去完成，而且效率會比較高。人在危急關頭能夠發揮潛能，所以有些人愛把工作都放到最後一刻才做。但假如我們要同時處理太多第一類的工作，就會令人變得精神緊張，工作質素也會欠佳。所以我們要盡量減少第一類的工作。這類工作有時突發出現，無從避免，但更有可能是從第二類活動中演變而成的。
為什麼呢？因為我們通常都習慣處理緊急的事，卻沒有考慮事情的重要性。因此，不少人都會把太多時間投放在第三類工作（緊急但不重要），卻忽略了第二類工作（重要但不緊急）。試想想，面對一個月後才要做的報告，你很容易就會在心裡想：「今天比較忙，明天再作準備吧！」。結果，明天又忙，又把工作推到後天，到了報告前的一個星期，這件工作就變成第一類工作了。
因此，安排時間做好第二類工作是時間管理的一大重點。至於應該怎樣做，有機會再和大家分享。最重要的是大家必須意識到第二類工作的重要性，嘗試反思自己的做事方式，不要把過多時間浪費在緊急但不重要的工作啊！
延伸閱讀：
Stephen Covey — The 7 Habits of Highly Effective People
http://www.amazon.com/Habits-Highly-Effective-People/dp/0743269519/ref=pd_bxgy_b_img_b
Stephen Covey – First Things First
http://www.amazon.com/First-Things-Learn-Leave-Legacy/dp/0684802031/ref=pd_bbs_sr_1?ie=UTF8&s=books&qid=1206894047&sr=1-1
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